Privacyverklaring
Versie 2.6 (test), 5 november 2026Concepttekst
Testversie
BASE bevindt zich in een testfase. Deze algemene voorwaarden en deze privacyverklaring zijn een testversie: ze gelden voor het gebruik van BASE tijdens de testfase, zijn nog niet door een jurist beoordeeld en kunnen veranderen. Belangrijke wijzigingen maken we vooraf bekend. Versie 2.6 (test), 5 november 2026.
Wie is verantwoordelijk
Base Entertainment, handelsnaam van de eenmanszaak van Steff de la Funk, KvK 55767737, Klippershaven 6, 3331 MH Zwijndrecht, btw-identificatienummer NL001276737B60. Contact over privacy: privacy@base-entertainment.com. Voor je eigen account, de beveiliging van BASE en abonnementen is BASE zelf verantwoordelijk. Voor gegevens die BASE voor een zaak of organisatie verwerkt (zoals hun team, boekingen en gasten) is BASE verwerker; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens
- Account en contact: naam, e-mail, rollen, organisatie en inloggegevens.
- Profiel: artiestennaam, foto, bio, genres, regio, sociale links, telefoon, rider, en muziekdiensten die je zelf aan je profiel koppelt.
- Planning en boekingen: beschikbaarheid, locaties, tijden, gage, status, reden van afzeggen.
- Berichten: wat je stuurt, en of een bericht gelezen is (gelezen-vinkjes). Een gesprek dempen of verbergen wist niets.
- Administratie: facturen, bonnen en uitgaven, klantgegevens en de toegang tot gekoppelde diensten. Een bon die je toevoegt, wordt automatisch uitgelezen door een AI-dienst die BASE daarvoor inschakelt, alleen om de bon voor je in te vullen.
- Codes: krijg je een code per e-mail zonder account, dan bewaren we je e-mailadres en de code.
- Techniek: apparaat- en pushtoken, IP-adres, browsergegevens, beveiligings- en auditlogs.
- Scannen aan de deur zonder account: wie met een deurcode van een zaak aan de deur scant, krijgt een sessie die alleen voor die avond geldt (36 uur) en een toestelcode (een jaar) waarmee we foute codes tellen, in de browser als functionele cookies en in de app op het toestel. Van dat toestel bewaren we alleen het soort telefoon en browser, een versleutelde code (hash) en wat er is gescand.
- Betalingen: klantnummer bij de betaaldienstverlener, abonnement en betaalstatus. Volledige kaartgegevens bewaart BASE niet.
- Thuisadres alleen als je dat zelf opgeeft voor de reisberekening.
Voor gasten van een gastenlijst staat hieronder een apart stuk: Gasten van een gastenlijst.
Waarom en op welke grond
- Uitvoering van de overeenkomst: je account, toegang, planning, boekingen, facturen en abonnementen.
- Wettelijke plicht: de eigen administratie van BASE.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraude voorkomen, fouten opsporen.
- Toestemming: alleen voor extra's waar je zelf voor kiest; je kunt die altijd intrekken.
Met wie we gegevens delen
Binnen BASE zie je alleen wat bij je rol hoort: betrokken artiesten, planners, zaken en teamleden zien wat ze voor hun werk nodig hebben. BASE schakelt diensten van anderen in voor hosting, database, e-mail, sms, betalingen, controle van btw-nummers, kaarten, pushberichten, app-winkels, muziekdiensten die je aan je profiel koppelt, AI-diensten (zoals het uitlezen van bonnen) en gekoppelde administratie. Met elke dienst die namens BASE gegevens verwerkt, maakt BASE afspraken over beveiliging en geheimhouding. Gaan gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan alleen met een geldige grond voor doorgifte en passende waarborgen. Een actuele lijst van deze diensten is op te vragen via privacy@base-entertainment.com. BASE verkoopt nooit persoonsgegevens.
Hoe lang we bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Je administratie (facturen, bonnen, uitgaven) | Zolang je account bestaat; je kunt zelf verwijderen |
| Eigen facturen van BASE | 7 jaar (wettelijk) |
| Boekingen, avonden, beschikbaarheid | 2 jaar na de datum, tenzij nodig voor een factuur |
| Berichten | 2 jaar na het laatste bericht in het gesprek |
| Verzoeken en uitnodigingen | 1 jaar na afhandeling |
| Meldingen, maillog, boekingsaanvragen | 12 maanden |
| Auditlog, bijzonderheden van een avond | 24 maanden |
| Overige logs, IP-adres, browsergegevens | 12 maanden |
| Pushtokens | Bij uitloggen of na 90 dagen niet gebruikt |
| Ondertekende overeenkomsten | 5 jaar na het einde van de samenwerking |
| Account 3 jaar niet gebruikt | We mailen je; na nog een jaar zonder reactie verwijderen we het |
Daarnaast: een concept van een bon dat je niet goedkeurt, 30 dagen; een code die je per e-mail kreeg zonder account, tot een jaar nadat de code is gebruikt of verlopen. Tijdens de testfase richten we de automatische opruiming volgens deze tabel in.
Je account verwijderen en je rechten
Je kunt je gegevens inzien, verbeteren, laten verwijderen of meenemen, bezwaar maken en toestemming intrekken. Lopen er nog boekingen of andere zaken die eerst afgerond moeten worden, dan laat BASE zien wat er nog open staat en kan het verwijderen pas daarna. Verwijder je je account, dan biedt BASE eerst een download van al je gegevens aan en verwijdert daarna binnen 30 dagen, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven. Zakelijke gegevens die bij een andere gebruiker horen (zoals een factuur die je aan een zaak stuurde) blijven bij die gebruiker; je naam en vrije tekst over jou worden daarin waar mogelijk onherkenbaar gemaakt. Een verzoek stuur je naar privacy@base-entertainment.com. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Beveiliging
BASE werkt met toegang per rol, logboeken en passende technische en organisatorische maatregelen.
Gasten van een gastenlijst
Zet je je op de gastenlijst van een zaak, dan verwerkt BASE je gegevens namens die zaak. De zaak is verantwoordelijk, BASE is verwerker.
- Welke gegevens: je naam, je e-mailadres, met hoeveel personen je komt, je bevestiging dat je 18 jaar of ouder bent, via wie je je aanmeldde (een artiest of de zaak), het tijdstip, en of en wanneer je code aan de deur is gescand. Kies je voor nieuws, dan kun je ook je verjaardag invullen (alleen dag en maand, geen jaar; niet verplicht). Daarnaast bewaren we als bewijs de tekst die je te zien kreeg, wanneer je je voor nieuws aan- of afmeldde en wanneer de zaak het gastenbestand exporteerde of de adressen kopieerde, en een versleutelde code (hash) van je IP-adres om misbruik tegen te gaan.
- Waarvoor: om je je QR-code te sturen en je aan de deur te herkennen. Zonder deze gegevens werkt de gastenlijst niet.
- Nieuws van de zaak: alleen als je dat zelf aanvinkt en daarna in de mail bevestigt. Het vakje noemt voor welke zaak het geldt; dat kan ook voor meerdere zaken van dezelfde organisatie zijn, en dan staan ze er alle met naam. Dan kom je in het gastenbestand van die zaken. Je verjaardag gebruikt de zaak alleen om je een uitnodiging te sturen. Afmelden kan altijd: met de link in elke mail van BASE, en in mails van de zaak met hun eigen afmeldlink. Afmelden geldt voor je e-mailadres bij alle zaken waarvoor je nieuws koos, en wist ook je verjaardag. Een kopie of export van het gastenbestand bevat alleen gasten die nieuws van die zaak kozen. Na een kopie of export is de zaak zelf verantwoordelijk voor zijn mailinglijst.
- Hoe lang: 30 dagen na de avond wissen we je gegevens, tenzij je nieuws hebt bevestigd; meld je je later af, dan wissen we ze 30 dagen daarna. Een verzoek om verwijdering bewaren we 1 jaar als bewijs, zonder je e-mailadres. Het logboek van de gastenlijst bewaren we 12 maanden, ook zonder je e-mailadres. In ons maillog bewaren we van gasten geen e-mailadres, alleen een versleutelde code (hash), 12 maanden.
- Wie je ziet aan de deur: de zaak en de mensen die zij aan de deur zet, ook een portier zonder BASE-account met een deurcode voor die ene avond. Aan de deur is alleen je naam te zien, via wie je je aanmeldde en met hoeveel personen je komt, nooit je e-mailadres.
- Vragen, inzage of verwijderen: neem contact op met de zaak, of mail privacy@base-entertainment.com; wij sturen je verzoek door.
Leeftijd en wijzigingen
Vanaf 16 jaar maak je zelf een BASE-account aan; jonger kan met toestemming van een ouder of voogd, die we daarvoor om zijn e-mailadres vragen. Een betaald abonnement sluit je vanaf 18 jaar zelf af; voor een minderjarige doet een ouder of voogd dat. We slaan geen geboortedatum op, alleen of de bevestiging of toestemming is gegeven en wanneer. Deze privacyverklaring heeft een versie en datum (bovenaan) en we laten je weten als er iets belangrijks verandert.